MSDM Seleksi Tenaga Kerja dan Penempatan SDM

KELOMPOK 4

Nama  : Devy Jusman Ambarwati  (21215772)

              Kamilia Nurafni Putri        (23215650)

              Raydi Maleakhi Dwi. H      (25215703)

Kelas   : 4EB22

SELEKSI TENAGA KERJA DAN PENEMPATAN SDM

1.       Pengertian Seleksi dan Penempatan

A.        Seleksi Tenaga Kerja

Seleksi adalah suatu rekomendasi atau suatu keputusan untuk menerima atau menolak seseorang calon untuk pekerjaan tertentu berdasarkan suatu dugaan tentang kemungkinan-kemungkinan dari calon untuk menjadi tenaga kerja yang berhasil pada pekerjaannya. 

Sukses atau tidaknya suatu organisasi tergantung dari karyawannya yang mampu menjalankan kegiatan operasional organisasi sesuai dengan tujuan organisasi tersebut. Oleh karena itu organisasi atau perusahaan menginginkan karyawan yang kompeten, yang mampu melaksanakan tugas yang diberikan perusahaan dengan tanggung jawab. Kondisi seperti ini diperoleh jika perusahaan memperoleh karyawan yang berkompetan, yang melalui proses seleksi yang sesuai dengan kualifikasi pekerjaan yang diperlukan.

Seleksi bertujuan memilih tenaga kerja yang diinginkan, seperti yang dijelaskan oleh Martoyo (2007) bahwa tujuan seleksi adalah untuk mendapatkan tenaga kerja yang paling tepat untuk memangku sesuatu jabatan tertentu. Seleksi merupakan proses dua arah dimana organisasi menawarkan posisi kerja dengan kompensasi yang layak, sedangkan calon pelamar mengevaluasi organisasi dan daya tarik posisi serta imbalan yang ditawarkan organisasi. Tetapi dalam kenyataan, proses seleksi masih merupakan proses satu arah, dimana posisi pelamar hanya dapat menerima saja posisi pekerjaan yang ditawarkan organisasi, sementara organisasi mempunyai kedudukan yang lebih kuat untuk melakukan tawar menawar kepada pelamar. Proses seleksi karyawan baru merupakan bagian penting bagi organisasi maupun bagi calon karyawan itu sendiri.

Oleh karena itu diperlukan sebuah sistem seleksi yang efektif. Sistem seleksi yang efektif menurut Rivai (2004, h.191) harus mencapai tiga sasaran yaitu keakuratan yang berarti kemampuan dari proses seleksi untuk secara tepat dapat memprediksi kinerja pelamar, kemudian keadilan yang berarti memberikan jaminan bahwa setiap pelamar yang memenuhi persyaratan diberikan kesempatan yang sama di dalam sistem seleksi, dan keyakinan yang berarti taraf orang-orang yang terlibat dalam proses seleksi yakin akan manfaat yang diperoleh. Prosedur seleksi membantu perusahaan untuk mengambil keputusan dan kebijakan untuk menerima karyawan yang akan bekerja dalam organisasinya. Jika prosedur seleksi dijalani dengan benar, maka akan mudah bagi pimpinan organisasi dalam membuat kebijakan seleksi karyawan pada organisasinya.

B.        Penempatan Tenaga Kerja

Penempatan adalah suatu rekomendasi atau keputusan untuk mendistribusikan para calon pada pekerjaan yang berbeda-beda berdasarkan suatu dugaan tentang kemungkinan-kemungkinan dari calon untuk berhasil pada setiap pekerjaan yang berbeda.

Langkah awal dalam menghasilkan sumber daya manusia yang terampil dan andal perlu adanya suatu perencanaan dalam menentukan karyawan yang akan mengisi pekerjaan yang ada dalam perusahaan yang bersangkutan. Keberhasilan dalam pengadaan tenaga kerja terletak pada ketepatan dalam penempatan karyawan, baik penempatan karyawan baru maupun karyawan lama pada posisi jabatan baru. Proses penempatan merupakan suatu proses yang sangat menentukan dalam mendapatkan karyawan yang kompeten yang dibutuhkan perusahaan, karena penempatan yang tepat dalam jabatan yang tepat akan dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan yang diharapkan.

Penempatan kerja dilakukan setelah dilakukannya proses seleksi yang dilakukan organisasi. Proses penempatan karyawan di dalam perusahaan sesuai bidang yang peminatan dan keahlian yang di milikinya juga, karenanya berpengaruh bagi produktivitas perusahaan. Proses penempatan yang baik dan benar akan membuat karyawan memiliki semangat dalam bekerja, karena bidang yang digelutinya merupakan apa yang diminati oleh dirinya dan pekerjaan itu merupakan suatu hal yang di kuasai dengan baik. Dari proses tersebut dapat diketahui kemampuan dan keahlian yang cocok untuk ditempatkan pada posisi jabatan yang kosong. Nawawi (2005) mengumukakan bahwa penempatan merupakan pengisian jabatan yang kosong, agar tugas pokok pada jabatan tersebut dapat dilaksanakan. Dapat dilihat lebih jauh bahwa penempatan karyawan tidak sekedar menempatkan saja, melainkan harus mencocokan dan membandingkan kualifikasi yang dimiliki karyawan dengan kebutuhan dan persyaratan dari suatu jabatan atau pekerjaan, sehingga the right man on the right job tercapai.

Proses penempatan karyawan di dalam perusahaan sesuai bidang yang peminatan dan keahlian yang di milikinya juga, seperti yang dijelaskan oleh Hasibuan (2013) bahwa Penempatan yang tepat merupakan motivasi yang menimbulkan antusias dan moral kerja yang tinggi bagi karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan. Jadi, penempatan karyawan yang tepat merupakan salah satu kunci untuk memperoleh prestasi kerja optimal dari setiap karyawan selain moral kerja, kreatifitas, dan prakarsanya juga akan berkembang. Organisasi/perusahaan yang salah menempatkan karyawannnya pada posisi yang tidak tepat dengan keahlian karyawan tersebut maka akan berdampak pada karyawan itu sendiri. Pimpinan haruslah jeli dalam melihat bakat dan kemampuan seseorang, agar karyawan tersebut mampu memberikan yang maksimal terhadap perusahaan sesuai dengan kemampuan dia di posisi yang tepat.

2.       Proses Seleksi

Proses seleksi pada dasarnya merupakan usaha yang sistematis yang dilakukan guna lebih menjamin bahwa mereka yang diterima adalah yang dianggap paling tepat, baik dengan kriteria yang telah ditetapkan ataupun jumlah yang dibutuhkan (Umar, 1998, p.8). Tepat tidaknya seseorang ditempatkan bergantung pada kesesuaian pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan tuntuan pekerjaan. Proses seleksi dilakukan setelah para pelamar yang dianggap memenuhi syarat didapatkan dari penarikan. Proses ini akan membutuhkan cukup banyak waktu dan ketepatan dalam melakukan penyeleksian, sebelum akhirnya diambil keputusan untuk menerima atau menolak calon karyawan tersebut.

1.      Masukan-masukan seleksi

Para manajer personalia menggunakan proses seleksi untuk mengambil keputusan penerimaan karyawan baru. Proses seleksi tergantung pada tiga masukan penting. Informasi analisis jabatan memberikan deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan dan standar-standar prestasi yang diisyaratkan jabatan. Rencana-rencana sumber daya manusia memberitahukan kepada manajer personalia bahwa ada lowongan pekerjaan. Akhirnya, penarikan agar manajer personalia mendapatkan sekelompok orang yang akan dipilih. Ketiga masukan ini sangat menentukan efektivitas proses seleksi.

Disamping itu, manajer personalia harus menghadapi paling tidak tiga tantangan, yaitu tantangan-tantangan suplai, ethis dan organisasional. Berbagai tantangan ini sering menjadi kendala proses seleksi.

2.      Tantangan-tantangan Suplai

Semakin besar jumlah pelamar yang “qualified” maka akan semakin mudah bagi departemen personalia untuk memilih karyawan baru yang berkualitas. Dalam kenyataannya, banyak lowongan jabatan, seperti kebutuhan manajer profesional sekarang ini, sangat sulit dipenuhi. Keterbatasan suplai tersebut menyebabkan organisasi tidak leluasa memilih calon karyawan terbaik.

3.      Tantangan-tantangan Ethis (etika)

Penerimaan karyawan baru karena hubungan keluarga, pemberian komisi dan kantor penempatan tenaga kerja, atau karena suap, semuanya merupakan tantangan bagi pengelola organisasi. Bila standar-standar ethis ini dilanggar, karyawan baru mungkin dipilih secara tidak tepat.

4.      Tantangan-tantangan Organisasional

Proses seleksi bukan merupakan tujuan akhir, tetapi prasarana dengan mana organisasi berupaya untuk mencapai tujuan-tujuan dan sasarannya. Secara alamiah, organisasi menghadapi keterbatasan-keterbatasan, seperti anggaran atau sumber daya lainnya yang mungkin akan membatasi proses seleksi. Disamping itu, berbagai strategi, kebijaksanaan dan taktik organisasi juga merupakan batasan-batasan.

Langkah-Langkah Proses Seleksi

1. Seleksi surat lamaran

Seleksi surat lamaran artinya memilih surat-surat lamaran dan mengelompokkan atas surat lamaran yang memenuhi syarat dan yang tidak memenuhi syarat. Lamaran yang memenuhi syarat dipanggil untuk mengikuti seleksi berikutnya. Dalam surat panggilan harus dicantumkan: waktu, tempat, dan alat-alat yang diperlukan untuk mengikuti seleksi tersebut.

2. Pengisian blanko lamaran

Pelamar yang dipanggil harus mengisi blanko (formulir) lamaran yang telah disediakan. Formulir ini memuat rincian data yang komplit dari pelamar seperti: nama orang tua, pengalaman kerja, gaji yang diminta. Formulir lamaran akan digunakan sebagai salah satu alat referensi pelamar bersangkutan.

3. Pemeriksaan referensi

Memeriksa referensi adalah meneliti siapa referensi pelamar, dipercaya atau tidak untuk memberikan informasi mengenai sifat, perilaku, pengalaman kerja, dan hal-hal lain yang dianggap penting dari pelamar. Referensi adalah seseorang yang dapat memberikan informasi dan jaminan mengenai sifat, perilaku dan hal lain dari pelamar tersebut.

4. Wawancara pendahuluan

Wawancara berarti tanya jawab dengan maksud memperoleh data atau informasi lebih mendalam secara langsung dari pelamar. Dengan wawancara, pewawancara yang berpengalaman dan jeli dapat menggali kemampuan pelamar. Dengan wawancara akan diperoleh informasi dari setiap pelamar, kemudian dibandingkan satu per satu siapa yang paling tinggi kemampuannya untuk melakukan pekerjaan itu.

5. Tes penerimaan

Tes penerimaan adalah proses untuk mencari data calon karyawan yang disesuaikan dengan spesifikasi jabatan atau pekerjaan yang akan dijabat. Jenis tes penerimaan calon karyawan adalah wawancara dan tertulis.

6. Tes psikologis

Tes psikologis adalah proses menguji atau mengetes kemampuan mental pelamar untuk mengukur apakah mentalnya sesuai dengan yang diinginkannya.

7. Tes kesehatan

Tes kesehatan yaitu pemeriksaan kesehatan fisik pelamar apakah memenuhi spesifikasi yang telah ditentukan untuk jabatan yang bersangkutan. Misalnya pendengaran, penglihatan (buta warna atau tidak), berpenyakit jantung atau tidak, mempunyai cacat badan atau tidak.

8. Wawancara akhir dengan atasan langsung

Wawancara bertujuan untuk mengetahui sejauh mana kemampuan praktis pelamar dalam mengerjakan pekerjaan dan juga untuk memperoleh gambaran apakah pelamar dapat diajak bekerja sama atau tidak. Wawancara akhir akan menentukan diterima atau tidaknya pelamar menjadi calon karyawan pada perusahaan tersebut.

9. Memutuskan diterima atau ditolak

Top manajer akan memutuskan diterima atau ditolaknya pelamar setelah memperoleh hasil dari seleksi-seleksi terdahulu. Pelamar yang tidak memenuhi spesifikasi ditolak, sedangkan pelamar yang lulus diputuskan diterima dengan status karyawan dalam masa percobaan (Hasibuan, 1998).

3.       Syarat-Syarat Seleksi dan Penempatan

Efektifitas fungsi seleksi dan penempatan sangat ditentukan oleh beberapa syarat penting, dan bahkan tergantung pada informasi yang diperoleh melalui syarat-syarat tersebut. Informasi-informasi yang diperoleh melalui syarat-syarat tersebut akan dijadikan masukan bagi seorang manajer dalam mengambil keputusan penerimaan dan penempatan seorang pekerja. Syarat-syarat yang dimaksud adalah:

1. Informasi analisis jabatan, yang memberikan deskripsi jabatan spesifikasi jabatan dan standar-standar prestasi yang disyaratkan setiap jabatan.

2. Rencana-rencana sumber daya manusia. Yang memberikan informasi kepada manajer tentang tersedia atau tidaknya lowongan pekerjaan dalam organisasi.

3. Keberhasilan fungsi rekrutmen yang akan menjamin manajer bahwa tersedia sekelompok orang yang akan dipilihnya

4.       Pengaruh Nilai Terhadap Seleksi dan Penempatan

            MSDM dalam evolusi teori manajemen, yang dalam perkembangannya tercatat tiga model utama, yakni model klasik, human relations, dan manajemen sumber daya manusia. Nilai-nilai implikasinya dalam MSDM, pengaruh lingkungan (nilai) terhadap MSDM, karena diakui bahwa segala fungsi/aktivitas MSDM sangat sarat akan nilai. Secara eksklusif dan lebih jauh menguraikan nilai affirmative action yang dipandang sebagai manifestasi nilai keadilan sosial. Perencanaan sumberdaya manusia.

Analisa dan klasifikasi pekerjaan, yang didahului dengan pengertian analisa pekerjaan, tujuan analisa pekerjaan, yang diketahui terdapat kurang lebih 12 macam tujuan. Masalah rekutmen, dimulai dari pengertian, maksud dan tujuan rekrutmen, alasan-alasan dasar rekrutmen, rekrutmen dan pengaruh nilai, kerena dalam praktek aktivitas rekrutmen ini ditandai oleh persaingan tiga nilai utama keadilan sosial (termasuk affirmative action), efisiensi, dan daya tangkap politik. Masalah seleksi dan penempatan, meliputi pengerian seleksi dan penempatan, syarat-syaratnya, dan pengaruh nilai terhadap aktivitas seleksi dan penempatan. Evaluasi pekerjaan dan kompensasi meliputi pengertian masing-masing, pengaruh nilai dalam evaluasi dan kompensasi.

Penilaian perfomansi pekerjaan, produktivitas, motivasi kerja, pelatihan dan pengembangan, hubungan antara pekerja-manajemen, tindakan disiplin dan pengaduan yang dapat dilakukan pekerja jika merasa tidak puas atas tindakan disiplin atau tindakan-tindakan manajemen lainnya yang dianggap melanggar hak-haknya. Hak-hak pekerja, yang menyoroti nilai pekerja publik, yang dijelaskan seberapa jauh para pekerja mempunyai hak-hak tergantung pada nilai utama yang mendasari sistem pekerjaan publik.

5.       Test keabsahan (validation) dan bentuk-bentuk keabsahan

Validitas instrumen tes merupakan syarat pertama yang diperlukan sebelum menjadikan instrumen tes sebagai alat penelitian. Untuk mendapatkan instrumen tes yang dikatakan valid maka sebagai peneliti perlu melakukan pengujian validitas.

1. Validitas isi suatu tes mempermasalahkan seberapa jauh suatu tes mengukur tingkat penguasaan terhadap isi atau konten atau materi tertentu yang seharusnya dikuasai sesuai dengan tujuan pengajaran (Matondang, 2009). Dengan kata lain tes yang dilakukan harus sesuai dengan Standar Kompetensi (SK), Kompetensi Dasar (KD), dan tujuan pembelajaran. Untuk mengetahui apakah instrumen tersebut valid maka harus ada kesesuaian antara soal yang dibuat dengan konten materi/tujuan pembelajaran yang harus dikuasai.

2. Validitas konstruk dapat diuji dengan menggunakan pendapat ahli (judgment expert). Dalam hal ini setelah instrumen dikonstruksi tentang aspek-aspek yang akan diukur dengan berlandaskan teori tertentu, maka selanjutnya dikonsultasikan dengan ahli (Sugiono, 2010). Dari validitas ini para penjudgment dapat memberikan keputusan berupa perbaikan, tanpa perbaikan, atau mungkin dirombak total. Jumlah minimal dari para ahli tersebut adalah tiga orang yang keahlinya sesuai dengan lingkup yang akan diteliti. Melalui validitas ini ahli akan menilai apakah intrumen yang dibuat sesuai/benar-benar mengukur variable yang dimaksud diantaranya dengan kesesuaian kemampuan yang teskan dengan tes/soal yang dibuat, konsep, gambar, perkiraan tingkat kemudahan, penggunaan kalimat, tahapan perkembangan anak yang dites dan lainnya .

3. Validitas empiris dapat diuji dengan menggunakan uji statistik yakni teknik korelasi Pearson Product Moment (Arikunto, 2005) terhadap hasil uji coba tes yang dilakukan kepada kelas yang telah mempelajari materi yang dipilih sebagai bahan penelitian. Berikut teknik korelasi yang digunakan.

Berdasarkan pengujian ini soal dinyatakan valid atau tidaknya jika hasil perhitungan nilai koefisien korelasi (𝑟ℎ𝑖𝑡𝑢𝑛𝑔 ) lebih dari nilai 𝑟𝑡𝑎𝑏𝑒𝑙 atau untuk mengklasifikasi koefisien korelasi dapat digunakan pedoman kategori seperti pada tabel dibawah ini (Arikunto, 2005).

Validitas ini pun terkadang dijadikan sebagai keputusan digunakan atau tidaknya sebuah soal dalam perangkat tes (instrumen).

6.       Metode-Metode Seleksi dan Penempatan

Dalam proses seleksi adalah menetapkan kualifikasi minimal bagi suatu jabatan melalui analisis jabatan ini berkaitan dengan metode-metode tertentu yang di untuk mengukur kualifikasi-kualifikasi dari pelamar atau pekerja. Ada 9 metode yang biasanya digunakan, yakni :

1. Tinjuan Data Biografis

Tinjuan mengenai pendidikan dan pengalaman dari seorang pelamar, melalui  proses seleksi. Sekalipun pendidikan dan pengalaman bukan merupakan kriteria yang penting, tetapi bisa digunakan untuk tujuan-tujuan penting lain. 

      2. Tes ketangkasan

Tes ketangkasan tidak mahal secara relatif untuk di laksanakan dan dicatat, dengan tingkat kepercayaan yang tinggi.

3. Tes kemampuan

Tes ini mengukur luasnya kemampuan umum atau ketrampilan-ketrampilan yang berkaitan dengan tingkat kinerja pekerjaan melalui empirical atau construct validation.

4. Tes performansi

Semakin dekat test kemampuan merangsang tugas-tugas pekerjaan dan konteks yang aktual. Test tersebut semakin menjadi test performansi. 

5. Referensi

Referensi merupakan metode seleksi yang penting, dipakai untuk memeriksa pendidikan dan riwayat-riwayat atau untuk memperoleh keterangan tentang kepribadian atau ketrampilan pelamar. 

6. Evaluasi performansi

Evaluasi performansi sebelumnya sering di pakai untuk menilai potensi bagi penugasan kembali atau promosi, atau bahkan persyaratan bagi lowongan promosi tertentu.

7. Wawancara

Wawancara-wawancara akan memberikan kesempatan kepada organisasi untuk mengamati kinerja atau penampilan seorang pelamar dan ketrampilan-ketrampilan antar perorangan, dan untuk menanyakan hal-hal yang tidak di muat dalam from-from lamaran.

8. Pusat-pusat penilaian

Pusat-pusat penilaian berusaha untuk memperkenalkan beberapa pelamar dengan keadaan-keadaan  kerja yang merangsang supaya menekankan kinerjanya pada tugas-tugas yang berkaitan dengan pekerja.

9. Masa percobaan      

Masa percobaan memiliki faktor validitas dan reliabilitas yang mungkin tinggi karena metode ini mengukur kinerja aktual pada kerja.

7.       Kendala Dalam Memilih Metode Seleksi Dan Penempatan

Beberapa kesulitan dan kendala dalam memilih diantara kesembilan metode seleksi dan penempatan, yaitu:

1. Tingkat validitas yang berbeda dan keterkaitan kerja yang berbeda;

2. Masing-masing metode mempunyai tingkat reliabilitas atau kekonsistenan angka bagi seorang pelamar dibandingkan waktu;

3. Metode tersebut mempunyai tingkat biaya yang bervariasi, dari yang mulai tidak mahal hingga biaya yang sangat mahal;

4. Orientasi nilai (efiensi, kepentingan, keadilan) dari sebuah organisasi juga mempengaruhi dalam pemilihan metode seleksi dan penempatan.

8.       Strategi Validasi Test

Tes validasi adalah penentuan cakupan apakah suatu alat seleksi bersesuaian dengan syarat pekerjaan. Dimana terdapat 3 strategi validitas, yaitu:

1. Empirical Validation, ini dikenal dengan keabsahan kriteria (criterion validation) yang menghendaki bahwa suatu angka test dalam pengertian statistik dapat dikorelasikan secara signifikan dengan unsur penting dari performansi kerja. Sehingga tes ini akan memakan waktu dan uang dan dapa menjadi tidak praktis bagi organisasi yang mempekerjaan sedikit orang pada suatu klas pekerjaan.

2. Construct Validation, adalah tes yang mengidentifikasikan ciri-ciri psikologis atau ketangkasan yang dikaitkan dengan keberhasilan kinerja pekerjaan tersebut. Ini membutuhkan jasa konsultan yang valid dan independen. Dan tes ini merupakan metode pilihan untuk jabatan pemerintahan dalam rangka peningkatan produktifitas dan kejelasan harapan kinerja.

3. Content Validation, tes ini menuntut adanya kualifikasi minimum yang logis yang dikaitkan dengan kewajiban dari jabatan yang akan ditempati, standar kinerja realistik, ketrampilan, pengetahuan sesuai dengan SKAs. Tes ini juga dapat digunakan untuk kriteria seleksi dan promosi dengan mengukur kinerja seorang pekerja.

Manajemen Sumber Daya Manusia

STRUKTUR ORGANISASI PT. ADHI KARYA (PERSERO) TBK. 

Struktur organisasi yang digunakan oleh PT. Adhi Karya Tbk diatas merupakan bentuk struktur organisasi Lini, yaitu organisasi yang wewenang dari atasan langsung ditunjukkan kepada bawahan, karena bawahan bertanggung jawab langsung kepada atasannya dan adanya suatu perintah.

1. Direktur Utama

Direktur utama merupakan fungsi jabatan tertinggi dalam sebuah perusahaan, seperti Perseroan Terbatas (PT) yang secara garis besar bertanggung jawab mengatur perusahaan secara keseluruhan. Direktur utama pada PT. Adhi Karya Tbk adalah Bapak Budi Harto yang dimana tugas direktur utama perusahaan adalah sebagai koordinator, komunikator, pengambil keputusan, pemimpin, pengelola dan eksekutor dalam menjalankan dan memimpin perusaaan.

2. Satuan Pengawasan Intern

Dibawah direktur utama ada Satuan Pengawasan Intern yang dimana fungsinya adalah membantu direktur utama dalam menyelenggarakan penilaian atas sistem pengendalian, pengelolaan serta memberi saran perbaikan dan sebagai mitra kerja dari komite audit dan auditor eksternal. Divisi satuan pengawasan intern juga memiliki tugas dan tanggung jawab untuk menyusun dan melaksanakan rencana audit internal tahunan serta memastikan atau mengevaluasi pelaksanaan pengendalian intern dan sistem manajemen resiko pada unit terkait sesuai dengan kebijakan perusahaan.

3. Direktur Operasi I

Direktur operasi yang dipimpin oleh Bapak Budi Saddewa Soediro merupakan suatu fungsi kerja di sebuah perusahaan atau instansi yang bertanggung jawab pada semua aktivitas operasional perusahaan yang di bawahinya, mulai dari perencanaan proses hingga bertanggung jawab pada hasil akhir proses.

Direktur Operasi I pada perusahaan ini bertanggung jawab atas Departemen Infra, Departemen Gedung, dan Departemen TOD dan Hotel

4. Direktur Operasi II

Pada Direktur Operasi II yang dipimpin oleh Bapak Pundjung Setya Brata bertanggung jawab pada Departemen LRT dan Departemen EPC.

5. Direktur Keuangan

Direktur keuangan memiliki tujuan yaitu merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan dan akuntansi di perusahaan dalam memberikan informasi keuangan secara komprehensif dan tepat waktu untuk membantu perusahaan dalam proses pengambilan keputusan yang mendukung pencapaian target financial perusahaan.

Direktur keuangan bertanggung jawab atas

A. Departemen keuangan dan akuntansi.

Bagian keuangan memiliki kewenangan sekaligus kewajiban mengatur dana perusahaan agar secara efektif digunakan untuk memaksimalkan keuntungan usaha sekaligus menjaga penggunaan dana tersebut secara efisien. Sedangkan bagian akuntansi bertugas mengumpulkan bukti-bukti segala jenis transaksi yang telah terjadi atau akan terjadi, mencatat dan mengelompokkannya, kemudian membuat laporan keuangan perusahaan sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum.

B. Departemen Portofolio Bisnis dan Manajemen Resiko

Manajemen resiko digunakan untuk memetakan resiko-resiko yang bisa saja timbul dengan cara mengidentifikasi, mengukur, memetakan, mengembangkan alternatif penanganan resiko, dan mengendalikan penanganan resiko. Pengelolaan resiko bagi perusahaan sangatlah penting karena hal ini dapat mempersiapkan perusahaan untuk kondisi tertentu yang menyebabkan kerugian bagi perusahaan.

6. Direktur SDM

Direktur SDM bertugas merencanakan, mengembangkan dan mengimplementasikan strategi di bidang pengelolaan dan pengembangan SDM (termasuk perekrutan dan pemilihan kebijakan, disiplin, keluhan, konseling, upah dan peryaratannya, kontrak-kontrak, pelatihan dan pengembangan, perencanaan suksesi, moril dan motivasi, kultur dan pengembangan sikap dan moral kerja, manajemen penimbangan prestasi dan hal seputar manajemen mutu – dan  lain-lain (ditambahakan selama masih relvean). Direktur SDM bertanggung jawab atas departemen SDM, departemen legal, dan departemen pemasaran.

7. Direktur Pengembangan

Direktur pengembangan bertugas merencanakan, mengembangkan, dan menimplementasikan strategi pengembangan organisasi (mencakup bidang-bidang tertentu yang relevan dengan struktur organisasi dan lainnya). Direktur pengembangan bertanggung jawab atas departemen investasi, departemen corporate strategy & IT

8. Corporate Secretary

Corporate Secretary adalah seorang sekertaris perusahaan yang bertugas menjembatani dewan direksi dengan para pemegang saham di perusahaan.

Seorang corporate secretary paling tidak memiliki 4 peranan, yatitu :

a. Memberikan masukan dalam pengambilan keputusan yang strategic.

b. Memberikan masukan dalam management.

c. Memberikan masukan mengenai regulasi bisnis.

d. Memberikan masukan mengenai etika dalam berbisnis.

9. Adhi Learning Center

Learning Center adalah pusat pendidikan, pelatihan, dan pengembangan karyawan PT. Adhi Karya yang memiliki tiga fungsi operasional yaitu :

a. Fungsi pendidikan

b. Fungsi pelatihan

c. Fungsi Pengembangan

Sumber Gambar : http://www.adhi.co.id/about-adhi/organization-chart

Inquiry Letter

Inquiry Letter Definition

A document requesting information sent on behalf of an individual or an organisation for their own respective purposes, which can be mutually beneficial to the recipient and the sender.

Inquiry Letter Writing Tips

• Outline and Organise your Inquiry – By outlining it is meant that you have to know what sort of information you are going to present?, word limit, documents required, the tone of the language, your anticipation, common ground of consensus and other required matter. It is just like an architecture preparing a building plan. Here you have to decide ‘What to include?’ and ‘Why to include?’ Knowing this eases the writing process and also eases the reading on part of the recipient. When all the pieces are clear in your mind, it is time to figure out the best possible logical order.  Arrange a sequential order for the relevant information. In this way outlining and organising eases the further writing process.

• Gather Information – Certain inquiries may not require any search or research, certain will. For the latter one’s you have to collect information to make your case strong. If you are looking for a job, you need to know the expectations of the employer. If it is a fund that you are writing for, know your client. Research your recipient; know the principles on which they work. Analyse their intellect and weaknesses. Any information which will support your inquiry is good. It might appear daunting but you don’t need to go into all areas. Pick one or two and research on that. There are other indirect methods like visiting the websites, going through profiles, news items and other assistive methods. Knowing and delivering the anticipated speeds up the writing and the success of the inquiry. On your part you might be required to provide information to the recipient and that too needs to be sorted out before it is presented.

• Drafting – A formal letter like query letter begins from a draft. The draft maybe required for your own acceptance or for the organisation you are working for. The initial step of outlining and organising comes to aid in the draft. The logical order and the information collected are put to full use in drafting. Ideas or lines may come hard, so start with what comes first in the mind. Then weave the inquiry around it and prepare your letter. Though the layout has been planned but the content may not always live up to the layout. Drafting is a good option because you may not always come up with a good letter and you require certain revisions or consultations with your seniors. Here, you can experiment and chalk out a format for future use.

• Appropriate Recipient – Your inquiry may not yield the desired results if you are in doubt about the exact recipient. You may know about multiple recipients but who is the one, that is most likely to respond in a positive and helpful manner. To solve this query you can contact the recipient’s office and find out who is the most appropriate. For indirect methods you can use previous correspondence containing letterhead or recipient’s name. The company’s website can also be helpful in this matter. Never address your inquiry letter to a ‘Department’, ‘Head of Department’ or ‘To whom it may concern’. An individual will read your letter and this individual represents the department. So always direct your letter to ‘A Person having Authority’ and ‘Not to Authority having a Person’.

• Impressive Opening – Inquiry letter being a representative to many types of other letters requires an impressive opening. It may not be the agenda of all inquiry letters but wherever it is applicable, you have to impress the reader. To arouse the interest you can state the profit involved in the query. You should write in an active voice and offer relevant facts. The letter should live up to the anticipation and expectations of the reader, making it effortless to read. You can also use certain apt phrases and quotes towards this effect. You can flatter the recipient with certain praises but don’t exaggerate. Self introduction in the starting itself wouldn’t be a good idea so refrain until it is anticipated.

• Be Specific and Brief – It makes sense to be specific and brief. Specificity of your letter will lead to easy perception of the information. Brief letter will be read quickly and wouldn’t appear as burdening. Moreover, there is no scope for anything apart from the request and its relative aspects. You can be specific by offering the most important information; one which will fulfil most of the needs of the reader. You can be brief by using short paragraphs and using one word whose meaning is equivalent to a number of words. Mostly an inquiry letter is of 2 to 3 pages.

• Be Straightforward – Straightforward doesn’t mean a simple go. You have to be direct but by remaining within the boundaries of etiquettes. You shouldn’t sound cold and boring. You have to be professional and follow all the observances expected from an inquiry letter. For, example you shouldn’t condemn, be sarcastic or arrogant. One may not realise it but when others read it, they can point out the anomalies. So build a momentum instead of directly coming to the objective of the letter.

• Generate and Maintain Interest – There are many ways of presenting information. It is up to you how you present it. You can utilise a question to arouse the curiosity of the recipient. You can maintain this interest by providing some hints as to what you have written next. Don’t lose the momentum of the tone as it can reduce the interest. Present your idea which forces the person to imagine a scenario.

• Supportive Documents –Don’t forget to attach the required documents. These documents are supportive towards your cause. For a prospective employee these add value to the credibility of the individual. In a business scenario it is complimentary and well thought idea. They also augment the effect of the letter.

• Facilitate the Response – When you seek information which is more essential to you than it is to the reader, you are required to ease the reply process. So enclose a self-addressed stamped envelope with your query. Even, otherwise it shows your presence of mind, willingness to ensure smooth and quick response. If the inquiry is more beneficial to the recipient, your contact number and other details are already there on the letterhead.

• Offer Incentives – When you make it obvious that the inquiry is beneficial to the recipient, it acts as an incentive. If you make it clear – ‘The How’ and ‘What’ of the desired outcome of the letter, it also serves to offer an incentive. You can emphasise the role of the reader in the inquiry and how it will add up to his credentials. You can use examples towards this effect; a profit to the recipient does go long down the line.

• Review and Revise – Coming to the final section, double check the address. Your letter should have all the qualities of being a professional one. Ensure the use of simple font such as Times New Roman or Arial. Check for any spelling and grammatical errors. If in doubt get a reliable proofreader to review it.

1. Modified block 

Modified block differs from block style in that the date, sign off, and signature lines begin at the centre point of the page line. The beginning of each paragraph is indented five spaces, along with the subject line, if used. Depending on the length of the letter, paragraphs may be separated by a single or double line space.

Example :

William Smith

100 Broadway Lane, New Parkland, CA, 91010

Cell: (555) 987-1234

willsmith@example.com

Dear Mr. Paxton,

I am writing to you in response to your advertisement for a Marketing Associate for Pennywise Information Associates. As a reliable marketing associate, I would bring a strong sense of dedication and a respect for the job to your organization that will bring positive results.

In my current position, I am in charge of all phone interview projects as well as having a hand in personal marketing interviews as well.

I utilize my communication and presentation skills to collect the necessary information and get releases from each subject. My strong teamwork skills also allow me to facilitate the quick and efficient collection of data for each project.

Your organization has just been awarded several large marketing contracts and will need a marketing associate of my qualifications to move forward.

I have a long track record of formulating and administering complex projects that have delivered the kind of accurate data that the client was looking for. I also leverage my strong management skills to get each project to move forward smoothly.

As you can see from my information, I am the ideal marketing associate candidate for your organization. I look forward to discussing my credentials with you and arranging a personal interview as soon as possible.

Sincerely Yours,

William D. Smith

2. Hanging indented style

A hanging indent is a format in which all of lines except the first one are indented from the left hand margin. In APA style, citations are double spaced and formatted with hanging indents.

Example :

RAJAN CARPETS

3451, Jalan 13/35,
65/D-76 : Modern Street,
87212 Singapore.
Phone : 5635 78724132
Fax : 5635 78724133

8th April 1988



Mr. John Mark,
152, Bunget Lodge,
23, Jalan Street,
87123 Singapore.



Dear Mr. John Mark,

This very useful style places the first words of each paragraph prominently on the page. It is useful for letters that deal with a variety of different topics. However, for normal business communications, this style is very rarely used.

The first line of the paragraph begins at the left-hand margin. And the other lines of the same paragraph are indented three to four spaces. This is the reversal of semi-indented style discussed in other page.

Yours Sincerely,
Rajan Carpets


M.K. Khoom,
Managing Partner

3. Hanging Style

In a Hanging format letter, second and subsequent lines of a paragraph start leaving one or two words from the first word of the first line. Here parts of the letter can be arranged according to the block or indented style. This style is identical to the semi-block style with one exception. Instead of the first line being indented all other lines in each paragraph is aligned with the left margin. It is not usually used in everyday bussiness communication.

Example: 

Beyonce Jackson
Viale Europa 22
00144 Roma RM
Italy
90896879
jacksob@mail.com

December 20^th, 2012

Carla Truman
Human Resource Secretary
Conservation Italia
Ufficio Roma Trullo
Casella Postale 1234
00149 ROMA RM
Italy

Dear Ms. Truman,

Earth provides enough to satisfy every man’s needs, but not every man’s greed. Wise words from a wise man – Mahatma Gandhi. These are not just words; these are instructions to lead a life in the wisest manner. I believe in it and I follow it ardently. Myself – Beyonce Jackson and for the past 5 years, I have worked for ‘Caracal Foundation’ in India as Chief Conservator. My contract with the foundation is about to end in about 4 months. I love animals and try every bit for their welfare. That is the reason why I chose to become a Conservator.

Wildlife has always been my passion since childhood and I would photograph them and read about them all through my school and college days. In fact, I was nicknamed ‘Wild Jackson’ for my achievements in bird watching competitions, drawing, painting and anything concerned with wildlife. I would often cerate wildlife posters and banners whenever required. I only read wildlife books in the library.

At the college level I started photographing the local wildlife and was positioned 3rd in the Wildlife Yearly Competition. I even attended the ‘Conservation Week’ organised by the local SPCA (Society for Protection against Cruelty towards Animals. My article on Lake Orta was also published and appreciated in the monthly ‘Wildlife’ magazine.

I am well aware that you have not offered any jobs or advertised for the same but it is my strong feeling that I will get an opportunity in your foundation sooner or later. And whenever that happens please do contact me. I am sure I will live up to your expectations.

I have attached all the relevant documents for your consideration, please go through them. I am not boasting but I am merely making you aware of my apt suitability for the job.

Thanking You.

Sincerely,

Beyonce Jackson
Chief Conservator
Caracal Foundation

Encl. – Resume -1
Copy of Reference Letter – 1
Copy of Certificates – 10
Copy of Honours – 8

Refrensi :

http://www.effective-business-letters.com/Hanging-Indented-Style.html

https://www.livecareer.com/cover-letters/samples/modified-block-format-sample

https://riskadwicahyanti.wordpress.com/2016/11/27/order-letter-and-inquiry-letter/